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答复审稿意见的三段结构

我们收到审稿的审稿意见往往包含一些具体条目,在上传修改稿时,一般需要给每位审稿人(如审稿人n) 写一份修稿答复函(Reply to Referee n)。在答复中,针对每条意见 (point n) 有一个回应。按某种标准方式书写答复函,一方面可以帮助更好地修改论文,另一方面可以让审稿人在接下来的审稿中减轻负担。标准的审稿意见一般有三个部分:概述,具体意见,推荐意见。与此相对应,建议答复函分解成一般性答复(general reply)和具体答复(specific reply)两部分。在具体意见中,每一条意见的回应可采取三段结构,分别包含审稿人具体意见、答复和如何修改的。




一般性答复部分


一般性答复应对应审稿意见中的概述和推荐意见,以及权衡所有审稿人的意见。一般性答复应放在答复函中的第一段,使用标题General Reply。一般性答复可以包含如下内容:


1)对审稿人进行必要的致谢,哪怕审稿人的意见是负面的。在致谢中感谢审稿人付出的工作并对本文修改提出了宝贵意见。


2) 指出是否按要求修改了论文。


3) 声明在上传的修改稿中对修改之处进行了标亮。


4) 是否进行了重大修改,例如:添加了图形、补充了实验、拓展了研究范围、得到了新的结果等。


一般性意见可以统一写给所有审稿人,以便所有人都知晓论文有什么大的修改和调整。对于不同审稿人的意见有冲突的情况,可以在这里说明一下是如何权衡的。




具体答复部分


具体答复是写给其中一位审稿人看的(期刊一般要求给每位审稿人单独写一份答复函), 可以使用标题Specific Reply to each comment


具体审稿意见会以以下三种形式之一给出:


1)排列成若干条目:point 1, point 2,...;


2)分成主要意见(major points)和次要意见(minor points)两部分,各自给出若干条目;


3) 分成几段给出意见,不列条目。对于第1种和第2种情况,可以逐条答复。对于第3种情况,以及前两种中那些没有写成条目的段落,可以逐段答复,自己给各段的答复编号。对于每一条或者每一段,也可以视情况将其分解成若干条或若干段,但标注序号时,应能让审稿人能区分原属于第几条或第几段。


对于原有或人为分解出来的每一条意见,建议按以下三段结构答复。首先是给出编号,如意见1、意见2、...意见n。接着分成三段:原有意见、你对意见的回应以及你是如何修改的,分别使用起始语“审稿人”、“回应”和“修改”:


意见 (Point n) 


审稿人Referee):将第n条审稿意见拷在这里。字体可以使用意大利体


回应(Reply:申明你是否认同审稿人的这条意见或评论。如果认同,简要指出你将如何做(例如,将对其进行修改、补充、改正等等)。如果不认同,说明你的理由。字体可以用黑体。


修改(Change, How the paper is modified):如果你认同审稿人的要求修改的意见,那么在这里指出你在论文中如何进行了修改,包括指出修改内容出现的位置,以及是否有其它相应的调整。如果添加、更正的内容较短,可以拷贝在这里。如果太长,则可摘录一些修改内容放在这里。字体可以使用正体,拷到这里的内容建议放在引号里。




三段结构举例


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参考文献


Ushma S. Neill,2009  How to write an effective referee report, The Journal of Clinical  Investigation,Volume 119, Number 5,pp1058-1060, https://www.ncbi.nlm.nih.gov/pmc/articles/PMC2673849/


Alan Meier, 1992 How to review a technical paper,Technical Note,March 27, 1992), http://www.cs.colostate.edu/~cs656/alan-meier.pdf


Elisabeth Pain, How to review apaper,Science,Sep. 22, 2016


John Greco,2019  How to write a referee report, In The Philosophers' Cocoon。Posted by Helen De Cruz on 07/12/2019 at12:40 PM in Guest post, How to write philosophy, Profession, Publishing https://philosopherscocoon.typepad.com/blog/2019/07/how-to-write-a-referee-report-john-greco.html   


W.S. Noble WS, 2017  Ten simple rules for writing a response to reviewers. PLoS Comput Biol 13(10)  e1005730


Proof Reading Service (PRS),How To Reply to Peer Review Comments when Submitting Journal Papers,Proof-Reading-Service.co


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